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中拍協(xié)關(guān)于公布《拍賣資料管理規(guī)范》（試行）的通知

各拍賣f業(yè)：

    拍賣資料的搜集、整理和保管是拍賣企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，也是拍賣企業(yè)的法定義務(wù)?！吨腥A人民共和國拍賣法》第五十四條規(guī)定，“拍賣人應(yīng)當(dāng)妥善保管有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)的完整賬簿、拍賣筆錄和其他有關(guān)資料?！薄耙?guī)定的賬簿、拍賣筆錄和其他有關(guān)資料的保管期限，自委托合同終止之日起計(jì)算，不得少于五年。”

為進(jìn)一步貫徹落實(shí)《中華人民共和國拍賣法》，提高拍賣企業(yè)管理水平，保護(hù)各拍賣當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)拍賣行業(yè)健康、持續(xù)、協(xié)調(diào)、穩(wěn)定發(fā)展，特制定《拍賣資料管理規(guī)范》（試行），供拍賣企業(yè)參考執(zhí)行。

中國拍賣行業(yè)協(xié)會(huì)

二00四年一月二日

《拍賣資料管理規(guī)范》（試行）

    一、拍賣資料的內(nèi)容

1、委托拍賣合同，或者是委托拍賣函、人民法院的協(xié)助執(zhí)行通知書。包括委托人的有關(guān)資料、登記表、證照復(fù)印件等，標(biāo)的的保管、保險(xiǎn)、移交等事項(xiàng)的有關(guān)資料。

2、拍賣公告。包括刊登公告的剪報(bào)或復(fù)印件，或 電視錄像、電臺(tái)廣播錄音。

3、標(biāo)的資料。包括標(biāo)的目錄，標(biāo)的有保留價(jià)的，應(yīng)有保留價(jià)S認(rèn)書，標(biāo)的要求評估或鑒定的，應(yīng)具備評估或鑒定報(bào)告；標(biāo)的需要確認(rèn)所有權(quán)或處分權(quán)的，應(yīng)具備委托人對標(biāo)的享有所有權(quán)或處分權(quán)的證明；標(biāo)的拍賣需要批準(zhǔn)的，應(yīng)具備有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件。

4、查看拍賣標(biāo)的的有關(guān)資料。包括查看人的登記資料等。

5、竟買登記記錄。包括竟買人姓名、竟買牌號、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件、竟買保證金收據(jù)復(fù)印件等。如果是委托代理竟買的，還應(yīng)具備委托授權(quán)書，以及委托人和代理人姓名、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件等。

6、拍賣規(guī)則。根據(jù)標(biāo)的不同，還應(yīng)包括拍賣有關(guān)注意事項(xiàng)，或是拍賣人與竟買人簽署的竟買協(xié)議書，或是竟買人簽署的竟買規(guī)則確認(rèn)書等。

7、拍賣筆錄。應(yīng)包括拍賣師和記錄人的t名，拍賣成交的，還應(yīng)包括買受人的簽名。

8、成交確認(rèn)書。應(yīng)由買受人和拍賣人簽署。

9、移交標(biāo)的的資料。應(yīng)保存標(biāo)的交割的有關(guān)書面材料，包括提貨單、產(chǎn)權(quán)變更的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，相關(guān)證照復(fù)印件。標(biāo)的款及傭金付款憑證復(fù)印件。

10、流拍、中止和終止拍賣的有關(guān)資料。

    二、拍賣資料的管理

1、管理方式

（1）以拍賣會(huì)為單元將拍賣的檔案內(nèi)容資料整理存檔。

（2）以檔案的各項(xiàng)內(nèi)容為單元，按照年度或月度分類存檔。

2、管理要求

        （1）資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，查閱方便。

（2）每個(gè)企業(yè)（含分支機(jī)構(gòu)）的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。

（3）每個(gè)拍賣檔案均應(yīng)建立檔案目錄和編號。編號應(yīng)體現(xiàn)時(shí)間性或主要標(biāo)的的屬性等。

       3 、存檔時(shí)間

自委托拍賣合同終止之日起計(jì)算，不得少于五年。

       4、檢索

企業(yè)應(yīng)建立檔案索引。有條件的應(yīng)建立主要計(jì)算機(jī)檔案索引和主要拍賣指標(biāo)數(shù)據(jù)庫。主要拍賣數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括：檔案編號、拍賣會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)、拍賣師姓名、標(biāo)的名Z、委托人名稱、評估價(jià)、保留價(jià)、成交價(jià)、買受人名稱和竟買牌號、買方傭金額、買方傭金額、交割日期等；暫時(shí)不具備條件的企業(yè)也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，爭取盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。